Zuhören, um herauszufinden, was der eigentliche Zweck einer Veranstaltung sein soll. Klingt nüchtern? Ist es nicht! Schließlich gibt es ungezählte Gründe, warum Unternehmen zu Events einladen. Da soll etwa ein Firmenjubiläum mit der gesamten Belegschaft, Kunden und Partnern gefeiert werden, eine Informationsveranstaltung den richtigen Rahmen bekommen oder ein Kongress mit stilvoller Abendunterhaltung ausklingen.

Einfach nur gut gelaunt die Gäste begrüßen

„Wir als Veranstaltungstechniker haben vor allem zwei Zielgruppen im Blick“, erklärt Kohn. „Die Gastgeber und die Gäste.“ Am Veranstaltungstag spätestens sollten die Gastgeber sich entspannen und Gäste sich wohlfühlen können. „Vorstände oder Geschäftsführer haben schließlich eine ganz andere Baustelle als den Ablauf des Events, sie möchten einfach gut gelaunt ihre Gäste begrüßen.“ Bis zu 40 Angestellte hat Florian Kohn im Einsatz. Je nach Eventgröße und Aufwand kann er noch freie Mitarbeitende hinzuholen. Mit seiner Crew deckt er alles ab: Logistik, Beleuchtung, Bühnenbau sowie Ton- und Videotechnik. Was im Hintergrund passiert, welche Fäden gezogen werden, bleibt nach außen unsichtbar. Nicht zuletzt begründet sich so auch der Name seiner Firma. Blue Wheels, so heißen die blauen Räder, die unter den meisten Flightcases montiert sind. Jeder, der einmal auf einem Event oder einer Messe gearbeitet hat, wird sie kennen. Sie laufen so reibungslos wie leise und hinterlassen keine Spuren.

Dem Besucher bot sich ein überragendes Bild: Exklusive Küchenaufbauten, immer wieder gekonnt unterbrochen durch geschmackvolle Rückzugsmöglichkeiten wie Sofalandschaften, fügten sich charmant in die Industriekulisse der Halle ein. Gleichzeitig bezog der Verband Club und Foyer in der unteren Ebene ein. Partner der GfM, darunter Neff, Siemens und Miele zeigten, umrahmt von massiven Betonpfählen, das Neueste in Sachen Armaturen und technische Geräte.

„Einen besseren Ort für konnten wir gar nicht aussuchen“, äußert sich Ottenbacher begeistert. „Wir haben hier so viele Möglichkeiten auszustellen, Kontakte zu knüpfen und Vorträge zu halten.“ Zudem biete sich die Grand Hall mit ihrem großartigen Service geradezu an, im Anschluss an die Messetage eine Party inklusive großem Buffet zu feiern. Um dann später im Hotel Friends auf dem Gelände von Zollverein zu übernachten. „Wir haben noch nie zuvor zweimal hintereinander dieselbe Location für unsere Messe gebucht“, so Ottenbacher. Das ändert sich jetzt: Die Reservierung für die nächste GfM Trends ist längst festgemacht – natürlich und nicht schwer zu erraten: 2024 in der Grand Hall.

Unabhängig von der Jahreszeit überzeugt gerade der industrielle Charme, den Außenbereich einzubeziehen. So gehen drinnen Workshops, Tagungen oder Veranstaltungen über die Bühne – während draußen die firmeneigene Kirmes oder ein kleiner Wintermarkt auf die Gäste wartet.

Zudem wissen viele Unternehmen das allgemeine kulturelle Angebot Zollvereins zu schätzen. „Wer seine Kunden und Partner einlädt und mit einer Führung durchs Ruhrmuseum oder über die Halden startet, bietet einen echten Mehrwert“, weiß Gerald Pott, Geschäftsführer der Grand Hall. Gleichzeitig setze sein Team in Zusammenarbeit mit allen Partnern und Zulieferern die nachhaltige Strategie der One-Stop-Location um. „Damit das Event nicht nur rund wird, sondern auch so ressourcenschonend wie möglich.“

„Wir sind natürlich froh, wenn wir frühzeitig mit den Unternehmen ins Gespräch kommen.“ Insgesamt gelte, je mehr Vorlauf, desto besser. Mindestens aber sechs Monate seien erforderlich, um sich noch einen Termin auszusuchen. Wenn man bedenkt, dass es auch in Veranstaltungslocations eine Sommerpause sprich Ferien gibt, wird klar, dass die Zeit fast schon drängt. Schließlich tun sich bei so einem Vorhaben eine Menge Fragen auf. Wir hoch ist die Anzahl der Gäste, was braucht es an technischer Ausstattung, wie kann die Raumaufteilung aussehen, was ist mit dem Bühnenbau, soll es einen Showact geben und so fort.

Jahrelange Zusammenarbeit schafft Vertrauen

Zudem müssen Caterer und Zulieferer, selbst in andere Projekte eingebunden, angefragt werden. „Unser Vorteil ist, dass wir seit Jahren mit festen Partnern vertrauensvoll zusammenarbeiten“, erklärt der Geschäftsführer. „Da können wir besser reagieren als andere, auch wenn es mal enger wird.“ Häufig ist diese Sicherheit eines der ausschlaggebenden Argumente für Unternehmen, sich für die Grand Hall zu entscheiden. Neben der Besonderheit der ehemaligen Industriehalle – inklusive in Szene gesetzter Maschinen und dem Gelände der Kokerei Zollverein.

Was viele zudem überzeuge, sei das Know-how, das jeder und jede in seinem Team mitbringe. „Wir wissen, wie wir Events organisieren und umsetzen.“ Unternehmen müssten sich nur melden, die allermeisten Fragen lassen sich schon im ersten Gespräch adäquat beantworten und Lösungen auf den Weg bringen. „Wir sind in der Lage, Events aus einer Hand anzubieten, mit wirklich allem, was dazu gehört. Gibt es denn etwas, wo er bei Firmenveranstaltungen an seine Grenzen stößt? „Nein“, sagt Pott, „wir machen fast alles möglich.“

Ein Dienstag, Mitte November 2022, einiges los in der Grand Hall. Die Techniker installieren alles für Bild und Ton, die Messebauer waren schon da. Jetzt werden noch Banner aufgespannt, Wegweiser positioniert und großformatige Schilder des Verbandes, dessen Kongress am nächsten Tag startet, aufgehängt. Nicht zufällig hat sich Carsten Neugrodda, Geschäftsführer von KVD, Europas größtem Berufsverband für Entscheider und Talente im Service, die Grand Hall ausgesucht.

Der KVD mit Sitz in Dorsten lädt jedes Jahr zu Messe und Kongress ein, 2022 erstmals auf dem Welterbe Zollverein. „Wir stehen für Trends und Zukunftsmodelle. Immer mehr Unternehmen gehen den Weg vom reinen Produktanbieter zu einem servicebasierten Geschäftsmodell.“ Eigentlich genau wie die Grand Hall, fügt er hinzu. Aus der Industriehalle sei schließlich eine Eventlocation mit Rundumservice entstanden. „Mit der Geschichte dahinter, dem Wandel von der Historie in die Zukunft, bringen wir unseren Gästen das Thema des Kongresses noch näher.“ Der KVD kommt im nächsten Jahr wieder, soviel kann der Geschäftsführer jetzt schon sagen. „Wir erleben hier eine ungewöhnliche Location und ein Team, auf das wir uns von Anfang an zu 100% verlassen konnten.“

Einheitliches Design für den besseren Überblick

Neugrodda verweist auf die einheitlich aufgestellten Messestände. „In Absprache mit dem Team der Grand Hall haben alle Stände etwa die gleiche Größe und sind in einem Design gehalten.“ So kommt der Industriecharme der Halle zur Geltung – und Besucher haben einen besseren Überblick über die Firmen, die sich präsentieren. Wer genau hinsieht, bemerkt zwischen den einzelnen Ausstellungsflächen gemütliche kleine Sitzgruppen und Stehtische. Und, bewusst etwas versteckt, hinter alten Industriezeugen in Form von Kompressoren, einen chilligen Coworking-Bereich. Ein smartes Konzept, das kurze Wege ermöglicht – schließlich geht es beim KVD Service Congress 2022 vor allem um Networking. Das findet seinen Höhepunkt am darauffolgenden Networking-Abend.

Rund 350 Fach- und Führungskräfte tummeln sich am ersten von zwei Veranstaltungstagen in der Halle, viele waren schon zum Frühstück da. Hinter den Kulissen geht das Team des Caterers, seit 7 Uhr morgens vor Ort, routiniert die letzten Feinheiten für den Lunch an. Wraps anrichten, Salate zusammenstellen, Beeren auf den Desserts platzieren. Um das Abendessen kümmert sich später die nächste Schicht. Apropos Schicht und kurze Wege: Wer nicht im Ruhrgebiet wohnt oder einfach nicht mehr fahren möchte, übernachtet zum Beispiel im „Friends“, dem benachbarten Designhotel auf Zollverein.

Grüner shoppen, grüner essen, grüner leben, geht alles. Aber kann man auch ganze Veranstaltungen grün planen und durchführen? „Ja“, sagt Daniel Kölle, Nachhaltigkeitsbeauftragter der Grand Hall Zollverein in Essen, „allerdings, so ehrlich müssen wir sein, wir können immer nur so ökologisch und wirtschaftlich handeln, wie es die Rahmenbedingungen zulassen.“ Die historische Industriehalle Grand Hall, die im Jahr 2017 zur Eventlocation umgebaut wurde, steht mit ihrem Gebäudekonzept von Beginn an für den schonenden Umgang mit Ressourcen: Energiesparende Leuchtmittel, intelligente Wasser- und Heizungssysteme und die 100%ige Versorgung mit Ökostrom. Zudem verringere sich der ökologische Fußabdruck durch ein besonderes Anreisemanagement und die Zusammenarbeit mit festen, regional ansässigen Partnern, ergänzt Mareike Kuntke, Verkaufsleiterin der Grand Hall. „Damit werden wir dem Wunsch unserer Kunden nach umweltbewusster Herangehensweise gerecht.“

Mehr zu allen Themen rund um das grüne Event auf: https://www.grand-hall.de/nachhaltigkeit/

Irgendwie haben wir uns das ja anders vorgestellt. „Wenn Corona vorbei ist, wird das Leben explodieren“, so formulierte es ein sehr alter, sehr weiser italienischer Schriftsteller vor einiger Zeit. Er ging wie wohl viele andere von einem Tag X aus, an dem die Pandemie beendet sein würde. Wunschdenken. Womit er aber Recht behalten hat: Das Leben ist wieder da.

Wir haben in der Zwischenzeit dazugelernt. Erstens, nur was wir mit allen Sinnen erleben, hinterlässt einen bleibenden Eindruck. Zweitens, niemand, wirklich niemand, hat mehr Lust auf Online-Treffen oder virtuelle Veranstaltungen. Tja, ganz ehrlich, liebe Vorstände, Geschäftsführende und Entscheider, das Geld dafür könnt ihr euch sparen. Was wir jetzt wollen, unter vernünftiger Abwägung des Risikos, ist: einfach raus! Unter die Leute, sich persönlich sehen und austauschen, ja, sogar zusammen feiern.

Wir von der Grand Hall haben uns als Veranstalter intensiv mit allen Sicherheitsanforderungen beschäftigt. Und uns umgesehen – die Cafés sind voll, die Geschäfte auch, es gibt nach zwei Jahren erstmals wieder den Day of Song im Ruhrgebiet, die Spielemesse in Essen zog rund 150.000 Besucher an, Hochzeiten werden nachgeholt …die Liste ließe sich schier endlos fortsetzen.

Es ist also absolut vertretbar und offensichtlich Zeit, jetzt endlich wieder Menschen zusammen zu bringen, auch auf unternehmerischer Ebene. Ihre Mitarbeitenden und Kunden werden es Ihnen danken. Wir freuen uns drauf – und mit uns unsere Partner, Caterer, Techniker, Bühnenbauer, Projektierer, Beleuchter und ja, eben das ganze Team der Grand Hall Zollverein. Oder wie unser Veranstaltungsleiter Philipp Goschau gerade sagte: „Wenn hier vor dem Tor der Grand Hall wieder Trubel ist, Dutzende Lieferwagen stehen, diskutiert und organisiert wird, sind wir in unserem Element.“