Der gebürtige Paderborner, für Freunde und Kollegen einfach „Kölle“, kommt auf über 30 Jahre Berufserfahrung in der Veranstaltungsbranche. Unter anderem als Bühnenbauer, Stage Manager, Brandschutzbeauftragter und Sicherheitsexperte.

Am Wochenende arbeiten? Völlig in Ordnung.

In der Grand Hall fühlt er sich zuhause, weil er hier alle seine Fähigkeiten an einem Ort unter Beweis stellen kann. Das beginnt bei ersten Gesprächen mit Unternehmenskunden, wenn es um die Raumplanung geht, und reicht bis zur Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen. Im Dienst ist er häufig auch an den Wochenenden. Völlig ok für den 57-Jährigen. „So habe ich in der Woche auch mal frei“, sagt der dreifache Vater, der privat mit seiner Band Pottgod Musik macht (von WDR2 kürzlich als „die beste Band im Westen“ ausgezeichnet) oder im Schrebergarten werkelt. „Ein Bürojob, Montag bis Freitag, Nine to Five, nein, das wäre nichts für mich.“ Lange am Schreibtisch sitzen sowieso nicht, dort trifft man ihn eher selten an.

Erfolgreiche Suche

Wer mit ihm sprechen möchte, guckt am besten erst in der Halle, auf dem Gelände oder im angrenzenden Schalthaus nach – wo er die Vorbereitungen für die nächste Veranstaltung oder auch die gerade laufenden Modernisierungsarbeiten überwacht. Womit wir wieder bei der Glühbirne sind. Natürlich hat der Allrounder die passenden LEDs gefunden – bei einer Firma in Rheinland-Pfalz. Die Leuchtmittel fügen sich wunderbar ein – und sparen außerdem 75% Energie.

Nämlich der, die im Foyer unserer Verwaltung steht. Sven Robusch und Tom Koperek, die heutigen Geschäftsführer der Grand Hall und Blue Wheels, haben den historischen Scheinwerfer gerettet. Als sie in den 1980-er Jahren zusammen als Lichttechniker mit verschiedenen Tourneeproduktionen durch Deutschland unterwegs waren, entdeckten sie das alte Schätzchen, das gerade verschrottet werden sollte.

Wer kennt sich mit historischer Theaterbeleuchtung aus?

„Seit Gründung unserer Firma steht es in wechselnden Standorten als Glücksbringer im Foyer“, sagt Tom Koperek, „und tatsächlich hat es uns nun fast 30 Jahre nicht verlassen, das Glück.“ By the way, in diesem Zusammenhang würden wir uns wirklich sehr freuen, wenn jemand einen Tipp für uns hat, aus welchem Jahr der Scheinwerfer ursprünglich stammen könnte… Wir raten einfach mal: 30-er Jahre?

 „Wir möchten die Grand Hall so energieeffizient wie möglich machen“, sagt Koperek. Für die mehrere Wochen dauernden Maßnahmen hat er sich den Technikdienstleister Blue Wheels dazu geholt. Unter anderem wird komplett auf LED-Leuchten umgestellt. „Da hat sich in der letzten Zeit viel getan“, ergänzt Florian Kohn, Geschäftsführer bei Blue Wheels. „Atmosphäre schaffen lässt sich mittlerweile auch mit LED hervorragend.“ Das nicht nur auf der Bühne, sondern darüber hinaus in der gesamten Halle. Etwa mit besonderen Lichteffekten, die sich auf jede Stufe dimmen lassen oder farbige Wellen erzeugen.

Kilometerweise Kabel für den besten Klang

So richtig aufwendig wird es in der Grand Hall aber, wenn insgesamt 15 Kilometer Kabel für die neuen Lautsprecher verlegt werden. Entlang der Hallendecke in 8 Meter Höhe. „Die 40 Boxen in unterschiedlicher Größe installieren wir dezentral“, erklärt Kohn. „Damit können wir die Sprachverständlichkeit, etwa für Tagungen und Kongresse, weiter verbessern.“ Die Technik-Spezialisten orientieren sich dabei an einem komplizierten Konzept, dem eine akustische Simulation zugrunde liegt: Um den optimalen Klang zu erreichen, hat das Team vorher jede mögliche Konstellation ausprobiert.

Ladesäulen vor der Grand Hall

Mitte August steht das erste große Unternehmensevent nach den Ferien an, bis dahin muss alles fertig sein. „Wir arbeiten mit Hochdruck“, sagt Tom Koperek, der sich freut, dass mit der Modernisierung bis zu 75% Energiekosten eingespart werden können. „Für unsere Kunden heißt das, noch nachhaltiger und wirtschaftlicher veranstalten zu können – ohne Einbußen bei der Qualität.“ Und um die ganze Sache dann wirklich rund zu machen, sorgt Koperek auch für eine E-Ladeinfrastruktur. Ab demnächst stehen 10 Schnellladesäulen vor der Grand Hall bereit.

Ihre Kunden sind Unternehmen, die zum einen das Besondere lieben (die Grand Hall auf dem UNESCO-Welterbe) und zum anderen den Komfort (alle veranstaltungsrelevanten Leistungen im Rahmen eines Full-Service-Modells).

Manchmal kommt es vor, dass Firmen und Konzerne, die einen Kongress, einen Workshop oder eine Feier planen, Eventagenturen beauftragen. Dann ist die Agentur auch der erste Ansprechpartner für das Team der Grand Hall. Daher gehört „die Kommunikation auf kurzem Wege“ zur zentralen Aufgabe der staatlich geprüften Betriebswirtin für Hotel- und Gaststättengewerbe. „Vieles läuft per E-Mail, aber oft ist es einfacher, mal eben zu telefonieren oder sich zu komplexeren Abstimmungen zusammenzusetzen.“ Mal eben? „Ja, das geht schneller und ist einiges persönlicher, vor allem natürlich, wenn man sich aus vorherigen Projekten schon kennt und die Aufgabenteilung klar ist.“

Feste Partner – vom Catering bis zur Technik

Genauso oft der Fall: Der Kunde möchte, dass die Organisation seines Events komplett über die Grand Hall abgewickelt wird. Dann spricht Mareike Kuntke die festen Partner aus Technik, Catering, Einrichtung und Ausstattung an: „Wir arbeiten seit dem Umbau der alten Industriehalle zur Grand Hall eng zusammen.“ Also: Wenn es Hand in Hand geht, trotz viel Arbeit eine Menge Spaß macht, dann muss es eine One Stop Eventlocation sein.

Die Gelassenheit hat Margareta Ferreira schon mitgebracht, nach einer Hotelfachausbildung schloss sie ein Lehramtsstudium ab. Um dann in die Gastronomiebranche zurückzukehren. Heute ist sie in der Grand Hall vor allem mit „planen, organisieren und zu allen Seiten kommunizieren“ beschäftigt. „Ich habe eng mit Kunden und Zulieferern zu tun, eine vielfältigere Aufgabe kann ich mir nicht vorstellen“. Regelmäßig setzt sie sich mit den Partnerunternehmen der Grand Hall zusammen – darunter Techniker, Bühnenbauer, Raumdesigner und Caterer.

Bei den Gewerke-Meetings sind alle dabei

Bei solchen „Gewerke-Meetings“ werden die Projekte besprochen und Ideen konkretisiert. „Es ist wichtig, dass Entscheider in Unternehmen auch bei uns vor Ort sind. Sie wollen und müssen ein Bild davon bekommen, wie wir arbeiten und was in der Grand Hall alles möglich ist.“ Häufig haben Kunden zwar eine vage Vorstellung zu ihrem Event, „aber mehr eben auch nicht.“ Das Verkaufsteam steht dann unterstützend zur Seite, präsentiert Set-ups, schlägt Moderatoren und Live Acts vor, erstellt Moodboards zu Möbeln und Dekoration und berichtet von seinen Erfahrungen.

In diesen Situationen ist die Eventmanagerin in ihrem Element, genau wie während der Veranstaltung selbst. Mit einem Unterschied: „Ist alles gut geplant, läuft ein Event von ganz alleine“, so Ferreira. Und wenn nicht? Sie überlegt kurz: „Dann hätten wir wohl etwas falsch gemacht.“ Erinnern kann sie sich an so einen Fall nicht. „Klar gibt es mal Fragen zwischendurch, aber wir finden zusammen schnell eine Lösung.“

Eine lange Tradition: Das Fachmagazin Lebensmittel Praxis (LPV) vergibt die Auszeichnung schon seit drei Jahrzehnten. Die letzten drei Jahre davon immer in der Grand Hall. „Wir fühlen uns hier sehr wohl“, erklärt Marc Linnig. Der Projektleiter des LPV mit Sitz in Neuwied, ist verantwortlich für die Organisation von Messen und Events. Er spart nicht mit Lob für die Location Grand Hall, ihr Team und die Zulieferer. „Es ist für uns, wie nach Hause zu kommen. Die Mädels und Jungs, die das hier in der Hand haben, sind einfach großartig.“

Hochspannung zum Ende des Tages

Rund 450 Gäste fieberten in der Grand Hall mit, während sich die Fachjury aus Handelsvertretern in das angrenzende historische Schalthaus zurückzog. Als zum Höhepunkt eines ganzen Eventtages abends die Sieger (außer Duisburg auch jeweils ein Rewe-Markt in München und Berlin sowie ein weiterer Edeka-Markt in Brannenburg) verkündet wurden, gab es kein Halten mehr. In ausgelassener Stimmung wurde gratuliert, gefeiert, umarmt und gegessen – kulinarische Highlights, zubereitet unter anderen von Sternekoch Sascha Stemberg.

Copyright Foto: Lebensmittel Praxis, Peter Eilers/IngoHilger

Die erste Wahl oder eine Alternative?

Dann fängt die Umsetzung häufig mit den Stühlen an, sagt Sascha Tebrügge von Party Rent. Die Auswahl des Eventausstatters mit Hauptsitz in Bocholt ist riesig, was aber nur hilft, wenn man schnell ist. Heißt, wer einen bestimmten Style möchte, sollte sich ‚seine‘ Möbel am besten sofort sichern. „Wir sind da seit Jahren das Partnerunternehmen für die Grand Hall“, erklärt Tebrügge den Ablauf. „Der Kunde bespricht in der Grand Hall vor Ort, was er sich vorstellt oder das Team dort macht aus seiner Erfahrung heraus direkt Vorschläge.“

Steht das Konzept, geht das Ganze im besten Fall sofort als Bestellung an Party Rent. Schließlich ist es ja so: Veranstalter brauchen nicht selten mehrere Hundert Sitzmöbel, dazu die passenden Tische und Buffets. Und die können nicht lange einfach nur reserviert werden, um sich dann vielleicht doch anders zu entscheiden. „Was weg ist, ist weg“, so der Ausstattungsspezialist. Natürlich gibt es immer Alternativen, aber dann ist es eben nicht mehr die erste Wahl. „Wir müssen über die Auswahl des Materials hinaus rechtzeitig planen“, sagt Tebrügge. „Es kommen logistische Komponenten hinzu, das Personal für den Aufbau und den Transport sollte ja auch verfügbar sein.“

Pappkartons als Teil des Spiels

Fünf bis sechs Monate seien als Vorlauf ideal. So sieht es auch der Geschäftsführer der Grand Hall, Gary Pott: „Alle Gewerke, die an einem Event beteiligt sind, sollten frühzeitig eingebunden werden. Auch Catering und Technik.“ Ein einziges Mal, so erzählt er, gab es gar keine Stühle bei einer Veranstaltung in der Grand Hall. Das allerdings war tatsächlich so gewollt. „Jeder saß auf einem Pappkarton, der auch zu anderen Stationen auf Zollverein mitgenommen werden musste – das war Teil eines Spiels und kam richtig gut bei den Gästen an.“

Mit der glanzvollen Abendveranstaltung in der Grand Hall wird der Germany Travel Mart (GTM), das bedeutendste Networking-Event der deutschen Reisebranche, offiziell durch Essens Oberbürgermeister Thomas Kufen eröffnet. Darauf folgt ein Live-Entertainment, auf das das Ruhrgebiet zurecht stolz ist: URBANATIX mit ihrer Streetart-Akrobatik, schwindelerregende Akrobatik des GOP-Varietés und ein Auszug aus der „Tanzhommage an Queen“ des Aalto-Musiktheaters.

„Gäste komplett überrascht“

Der Geschäftsführer der Essen Marketing GmbH, Richard Röhrhoff, ist begeistert: „Wir haben es geschafft, die Gäste komplett zu überraschen.“ Dazu trägt sicher der außergewöhnliche Mix aus Unterhaltung, Information, Show und natürlich gutem Essen bei. Aber vor allem auch das stimmungsvolle Ambiente in der Grand Hall, das zum Feiern und Netzwerken einlädt. „Wir haben es hier mit einer absoluten First-Class-Location zu tun“, so Röhrhoff. „Das Team der Grand Hall hat für uns alles auf den Punkt genau umgesetzt.“

„Große Ereignisse brauchen die passende Kulisse“, sagt auch Gary Pott, Geschäftsführer der Grand Hall ZOLLVEREIN. Das ist der Grund, warum er interessierte Unternehmensentscheider immer erst zu einem persönlichen Treffen in den Essener Norden bittet. „Manche Dinge muss man eben selbst gesehen haben.“

Die hohe Kunst einer erfolgreichen Veranstaltung: Einen inspirierenden Ort zu erleben.

Für ihn und sein Team sei es immer wieder toll zu erleben, wie begeistert und verblüfft Besucher von dem Moment an sind, in dem sie die Grand Hall betreten. Die Faszination, die von der 2017 umgebauten, historischen Kompressorenhalle ausgeht, hat schon einige große Firmennamen in ihren Bann gezogen. Darunter Unternehmensgruppen wie HAGEDORN und Valora, der Kundendienst-Verband Deutschland (KVD) oder vgbe energy, der Verlag der Frankfurter Allgemeinen Zeitung (F.A.Z.) oder der Lebensmittel Praxis Verlag (LPV). Und vielleicht weil der erste Eindruck ein bleibender ist, kommen viele Unternehmen wieder, wenn das nächste Event ansteht. Manche schon drei- oder viermal.

Foto Copyright: HAGEDORN Unternehmensgruppe

Zuhören, um herauszufinden, was der eigentliche Zweck einer Veranstaltung sein soll. Klingt nüchtern? Ist es nicht! Schließlich gibt es ungezählte Gründe, warum Unternehmen zu Events einladen. Da soll etwa ein Firmenjubiläum mit der gesamten Belegschaft, Kunden und Partnern gefeiert werden, eine Informationsveranstaltung den richtigen Rahmen bekommen oder ein Kongress mit stilvoller Abendunterhaltung ausklingen.

Einfach nur gut gelaunt die Gäste begrüßen

„Wir als Veranstaltungstechniker haben vor allem zwei Zielgruppen im Blick“, erklärt Kohn. „Die Gastgeber und die Gäste.“ Am Veranstaltungstag spätestens sollten die Gastgeber sich entspannen und Gäste sich wohlfühlen können. „Vorstände oder Geschäftsführer haben schließlich eine ganz andere Baustelle als den Ablauf des Events, sie möchten einfach gut gelaunt ihre Gäste begrüßen.“ Bis zu 40 Angestellte hat Florian Kohn im Einsatz. Je nach Eventgröße und Aufwand kann er noch freie Mitarbeitende hinzuholen. Mit seiner Crew deckt er alles ab: Logistik, Beleuchtung, Bühnenbau sowie Ton- und Videotechnik. Was im Hintergrund passiert, welche Fäden gezogen werden, bleibt nach außen unsichtbar. Nicht zuletzt begründet sich so auch der Name seiner Firma. Blue Wheels, so heißen die blauen Räder, die unter den meisten Flightcases montiert sind. Jeder, der einmal auf einem Event oder einer Messe gearbeitet hat, wird sie kennen. Sie laufen so reibungslos wie leise und hinterlassen keine Spuren.