Die erste Wahl oder eine Alternative?

Dann fängt die Umsetzung häufig mit den Stühlen an, sagt Sascha Tebrügge von Party Rent. Die Auswahl des Eventausstatters mit Hauptsitz in Bocholt ist riesig, was aber nur hilft, wenn man schnell ist. Heißt, wer einen bestimmten Style möchte, sollte sich ‚seine‘ Möbel am besten sofort sichern. „Wir sind da seit Jahren das Partnerunternehmen für die Grand Hall“, erklärt Tebrügge den Ablauf. „Der Kunde bespricht in der Grand Hall vor Ort, was er sich vorstellt oder das Team dort macht aus seiner Erfahrung heraus direkt Vorschläge.“

Steht das Konzept, geht das Ganze im besten Fall sofort als Bestellung an Party Rent. Schließlich ist es ja so: Veranstalter brauchen nicht selten mehrere Hundert Sitzmöbel, dazu die passenden Tische und Buffets. Und die können nicht lange einfach nur reserviert werden, um sich dann vielleicht doch anders zu entscheiden. „Was weg ist, ist weg“, so der Ausstattungsspezialist. Natürlich gibt es immer Alternativen, aber dann ist es eben nicht mehr die erste Wahl. „Wir müssen über die Auswahl des Materials hinaus rechtzeitig planen“, sagt Tebrügge. „Es kommen logistische Komponenten hinzu, das Personal für den Aufbau und den Transport sollte ja auch verfügbar sein.“

Pappkartons als Teil des Spiels

Fünf bis sechs Monate seien als Vorlauf ideal. So sieht es auch der Geschäftsführer der Grand Hall, Gary Pott: „Alle Gewerke, die an einem Event beteiligt sind, sollten frühzeitig eingebunden werden. Auch Catering und Technik.“ Ein einziges Mal, so erzählt er, gab es gar keine Stühle bei einer Veranstaltung in der Grand Hall. Das allerdings war tatsächlich so gewollt. „Jeder saß auf einem Pappkarton, der auch zu anderen Stationen auf Zollverein mitgenommen werden musste – das war Teil eines Spiels und kam richtig gut bei den Gästen an.“