Begleitende Fachausstellung gehört zu den führenden ihrer Art

Auch die zahlreichen Aussteller waren begeistert von diesem besonderen Rahmen in der ehemaligen Industriehalle auf Zollverein, wobei das Spektrum riesig war: So präsentierte sich das Unternehmen Parat Solutions GmbH aus Waldkirchen, das 1946 mit Werkzeugkoffern seinen Erfolg begründete und heute unter anderem Koffersysteme für das Management von modernen Lernmaterialien im Angebot hat. Oder die Osapiens Service GmbH, die 2018 an den Start ging und in der Grand Hall nun KI- und Automatisierungstechniken vorstellte, etwa um die Einhaltung von ESG-Gesetzen zu gewährleisten. So unterschiedlich die Aussteller, so einheitlich die Freude über den Austausch und nicht zuletzt über die Führung am Ende des ersten Veranstaltungstages – natürlich ging es durch die Kokerei und die Zeche Zollverein.

(Fotocredit: KVD)

Das Ergebnis kann sich sehen und hören lassen: Die komplett runderneuerten Meetingräume im Schalthaus erstrahlen in einem neuen Farb- und Lichtkonzept, zugleich wurde der hauseigene Möbelfundus um dazu passendes Konferenzmobiliar erweitert. Die fest installierte Veranstaltungstechnik wurde ebenfalls auf den neuesten Stand gebracht. Hier lag der Fokus auf Nachhaltigkeit, Energieeffizienz sowie Perfektionierung der bestehenden Installation. Der Beschallung beispielsweise liegt ein ausgeklügeltes Simulationskonzept zugrunde. Die 40 neuen Lautsprecher garantieren eine exzellente Akustik mit einem Höchstmaß an Sprachverständlichkeit.

Mehr als nur ein Nebeneffekt: Mit der High-End-Modernisierung sowie der kompletten Umstellung auf LED-Beleuchtung werden nun bis zu 75% Energiekosten eingespart. Regionale Lieferanten, eine moderne Fernwärmeheizung und die Versorgung mit 100 Prozent Ökostrom, unter anderem auch für die 10 neu installierten Schnellladepunkten vor der Halle, kommen on top.

Die Welt bereist und weiter spezialisiert

Mit Events ist Philipp Goschau von der Pike auf vertraut, bereiste als gelernter Koch und Hotelfachmann die Meere dieser Welt auf Kreuzfahrtschiffen, um dann in den USA als F&B Management Trainee zu arbeiten. Wer die Abkürzung nicht kennt – sie steht für Food und Beverage, Speisen und Getränke, dem meist größten Bereich in Hotelfach und Gastronomie. Was folgte, war das Fernstudium zum Hotelbetriebswirt und schließlich die Veranstaltungsleitung im Essener Colosseum und dem Oberhausener Metronom Theater.

Zurück zu den Wurzeln in Essen-Stoppenberg

Seine Erfahrung bringt er nun seit zwei Jahren in die Abläufe der Grand Hall ein – für ihn der entscheidende Schritt weiter. „Planung ist alles“, meint er, „das funktioniert hier besonders gut.“ Zum einen zählen durchgehend große Unternehmen und Konzerne zum Kundenstamm der Grand Hall, zum anderen „haben wir feste Catering- und Technikpartner, auf die wir uns jederzeit und zu 100% verlassen können“. Elementar wichtig für den Eventmanager, denn unter anderem ist er auch für die kompletten und minutiös durchgetakteten Abläufe verantwortlich. Und die beziehen sich auf den Auf- und Abbau ebenso wie auf die Veranstaltung selbst.

Einen weiteren bedeutenden, persönlichen Vorteil seiner Arbeit auf Zollverein will der Vater von zwei Söhnen nicht verschweigen: Mit seiner Familie wohnt er da, wo er auch aufgewachsen und von seinen Reisen immer wieder hin zurückgekehrt ist: In Essen-Stoppenberg, nur einen Katzensprung von Weltkulturerbe, Grand Hall und „seinem Fußballplatz“ entfernt.

„Nein“, sagt sie amüsiert. „Das könnte ich auch gar nicht.“ Mit LEGO-Bausätzen hat sie als Mutter einer erwachsenen Tochter nie besonders viel zu tun gehabt. Ihr Job liegt bei anderen Dingen, zumal wie jetzt beim LEGO-Event, innovative Erlebnisbereiche im Fokus stehen, vom interaktiven LED-Boden über Trampolinspringen bis zur Tanzchoreografie.

Mengen an Material

Damit eine Veranstaltung auf 4.000 Quadratmetern so spielerisch daherkommen kann, muss die Vorbereitung bis ins Detail stimmen. Eine bedeutende Rolle kommt dabei dem Zeitplan zu. „Wir haben hier einige logistische Herausforderungen“, erklärt Kerstin Vollmert. Zuarbeitende Dienstleister müssen untereinander koordiniert und ein Zwischenlager für die Mengen an Material zur Verfügung gestellt werden. Besonders gefragt sind auch die Bühnenbauer. Weil an den Eventtagen vor allem Kinder Spaß haben sollen, nehmen erwachsene Begleitpersonen auf einer eigens in der Grand Hall installierten Tribüne Platz. Von da können Eltern & Co. zwar nicht mitspielen, aber mitfiebern.

Ungewöhnlicher Arbeitsplatz ist Inspiration

„Wir sorgen dafür, dass in der Halle alles so ist, wie es sich der Kunde wünscht“, so die Wittenerin, die über viele Jahre die Eventabteilung des Colosseums in Essen leitete, bevor sie zur Grand Hall wechselte. Was sie an ihrem Arbeitsplatz auf Zollverein besonders schön findet, ist, dass sie es auch hier wieder mit einer großartigen Industriekulisse zu tun hat. Und richtig große Räder in Form von komplexen Aufträgen drehen kann. Unternehmen und Konzerne bringen ganz unterschiedliche Ansprüche mit. „Ziel ist es, dass unsere Kunden hier glücklich herausgehen und sagen: Genauso haben wir es uns vorgestellt.“

Wenn die LEGO-Show am 07.10.23 in der Grand Hall startet, wird Kerstin Vollmert nicht viel Zeit haben, es selbst einmal mit den berühmten Steinchen zu probieren. Als direkte Ansprechpartnerin bei allen Fragen, die sich rund um das Event auftun, muss sie sich immer bereithalten. Freiraum schafft sie sich außerhalb der heißen Phasen. Dann geht sie auch schon mal ins Kino. Mit ihrer Tochter zum Beispiel, die nebenher zum Lehramtsstudium auch in der Veranstaltungsbranche arbeitet. Zuletzt gesehen haben sie, wie kann es anders sein, „Barbie“.

 „Wir möchten die Grand Hall so energieeffizient wie möglich machen“, sagt Koperek. Für die mehrere Wochen dauernden Maßnahmen hat er sich den Technikdienstleister Blue Wheels dazu geholt. Unter anderem wird komplett auf LED-Leuchten umgestellt. „Da hat sich in der letzten Zeit viel getan“, ergänzt Florian Kohn, Geschäftsführer bei Blue Wheels. „Atmosphäre schaffen lässt sich mittlerweile auch mit LED hervorragend.“ Das nicht nur auf der Bühne, sondern darüber hinaus in der gesamten Halle. Etwa mit besonderen Lichteffekten, die sich auf jede Stufe dimmen lassen oder farbige Wellen erzeugen.

Kilometerweise Kabel für den besten Klang

So richtig aufwendig wird es in der Grand Hall aber, wenn insgesamt 15 Kilometer Kabel für die neuen Lautsprecher verlegt werden. Entlang der Hallendecke in 8 Meter Höhe. „Die 40 Boxen in unterschiedlicher Größe installieren wir dezentral“, erklärt Kohn. „Damit können wir die Sprachverständlichkeit, etwa für Tagungen und Kongresse, weiter verbessern.“ Die Technik-Spezialisten orientieren sich dabei an einem komplizierten Konzept, dem eine akustische Simulation zugrunde liegt: Um den optimalen Klang zu erreichen, hat das Team vorher jede mögliche Konstellation ausprobiert.

Ladesäulen vor der Grand Hall

Mitte August steht das erste große Unternehmensevent nach den Ferien an, bis dahin muss alles fertig sein. „Wir arbeiten mit Hochdruck“, sagt Tom Koperek, der sich freut, dass mit der Modernisierung bis zu 75% Energiekosten eingespart werden können. „Für unsere Kunden heißt das, noch nachhaltiger und wirtschaftlicher veranstalten zu können – ohne Einbußen bei der Qualität.“ Und um die ganze Sache dann wirklich rund zu machen, sorgt Koperek auch für eine E-Ladeinfrastruktur. Ab demnächst stehen 10 Schnellladesäulen vor der Grand Hall bereit.

Ihre Kunden sind Unternehmen, die zum einen das Besondere lieben (die Grand Hall auf dem UNESCO-Welterbe) und zum anderen den Komfort (alle veranstaltungsrelevanten Leistungen im Rahmen eines Full-Service-Modells).

Manchmal kommt es vor, dass Firmen und Konzerne, die einen Kongress, einen Workshop oder eine Feier planen, Eventagenturen beauftragen. Dann ist die Agentur auch der erste Ansprechpartner für das Team der Grand Hall. Daher gehört „die Kommunikation auf kurzem Wege“ zur zentralen Aufgabe der staatlich geprüften Betriebswirtin für Hotel- und Gaststättengewerbe. „Vieles läuft per E-Mail, aber oft ist es einfacher, mal eben zu telefonieren oder sich zu komplexeren Abstimmungen zusammenzusetzen.“ Mal eben? „Ja, das geht schneller und ist einiges persönlicher, vor allem natürlich, wenn man sich aus vorherigen Projekten schon kennt und die Aufgabenteilung klar ist.“

Feste Partner – vom Catering bis zur Technik

Genauso oft der Fall: Der Kunde möchte, dass die Organisation seines Events komplett über die Grand Hall abgewickelt wird. Dann spricht Mareike Kuntke die festen Partner aus Technik, Catering, Einrichtung und Ausstattung an: „Wir arbeiten seit dem Umbau der alten Industriehalle zur Grand Hall eng zusammen.“ Also: Wenn es Hand in Hand geht, trotz viel Arbeit eine Menge Spaß macht, dann muss es eine One Stop Eventlocation sein.

Die Gelassenheit hat Margareta Ferreira schon mitgebracht, nach einer Hotelfachausbildung schloss sie ein Lehramtsstudium ab. Um dann in die Gastronomiebranche zurückzukehren. Heute ist sie in der Grand Hall vor allem mit „planen, organisieren und zu allen Seiten kommunizieren“ beschäftigt. „Ich habe eng mit Kunden und Zulieferern zu tun, eine vielfältigere Aufgabe kann ich mir nicht vorstellen“. Regelmäßig setzt sie sich mit den Partnerunternehmen der Grand Hall zusammen – darunter Techniker, Bühnenbauer, Raumdesigner und Caterer.

Bei den Gewerke-Meetings sind alle dabei

Bei solchen „Gewerke-Meetings“ werden die Projekte besprochen und Ideen konkretisiert. „Es ist wichtig, dass Entscheider in Unternehmen auch bei uns vor Ort sind. Sie wollen und müssen ein Bild davon bekommen, wie wir arbeiten und was in der Grand Hall alles möglich ist.“ Häufig haben Kunden zwar eine vage Vorstellung zu ihrem Event, „aber mehr eben auch nicht.“ Das Verkaufsteam steht dann unterstützend zur Seite, präsentiert Set-ups, schlägt Moderatoren und Live Acts vor, erstellt Moodboards zu Möbeln und Dekoration und berichtet von seinen Erfahrungen.

In diesen Situationen ist die Eventmanagerin in ihrem Element, genau wie während der Veranstaltung selbst. Mit einem Unterschied: „Ist alles gut geplant, läuft ein Event von ganz alleine“, so Ferreira. Und wenn nicht? Sie überlegt kurz: „Dann hätten wir wohl etwas falsch gemacht.“ Erinnern kann sie sich an so einen Fall nicht. „Klar gibt es mal Fragen zwischendurch, aber wir finden zusammen schnell eine Lösung.“

Eine lange Tradition: Das Fachmagazin Lebensmittel Praxis (LPV) vergibt die Auszeichnung schon seit drei Jahrzehnten. Die letzten drei Jahre davon immer in der Grand Hall. „Wir fühlen uns hier sehr wohl“, erklärt Marc Linnig. Der Projektleiter des LPV mit Sitz in Neuwied, ist verantwortlich für die Organisation von Messen und Events. Er spart nicht mit Lob für die Location Grand Hall, ihr Team und die Zulieferer. „Es ist für uns, wie nach Hause zu kommen. Die Mädels und Jungs, die das hier in der Hand haben, sind einfach großartig.“

Hochspannung zum Ende des Tages

Rund 450 Gäste fieberten in der Grand Hall mit, während sich die Fachjury aus Handelsvertretern in das angrenzende historische Schalthaus zurückzog. Als zum Höhepunkt eines ganzen Eventtages abends die Sieger (außer Duisburg auch jeweils ein Rewe-Markt in München und Berlin sowie ein weiterer Edeka-Markt in Brannenburg) verkündet wurden, gab es kein Halten mehr. In ausgelassener Stimmung wurde gratuliert, gefeiert, umarmt und gegessen – kulinarische Highlights, zubereitet unter anderen von Sternekoch Sascha Stemberg.

Copyright Foto: Lebensmittel Praxis, Peter Eilers/IngoHilger

Die erste Wahl oder eine Alternative?

Dann fängt die Umsetzung häufig mit den Stühlen an, sagt Sascha Tebrügge von Party Rent. Die Auswahl des Eventausstatters mit Hauptsitz in Bocholt ist riesig, was aber nur hilft, wenn man schnell ist. Heißt, wer einen bestimmten Style möchte, sollte sich ‚seine‘ Möbel am besten sofort sichern. „Wir sind da seit Jahren das Partnerunternehmen für die Grand Hall“, erklärt Tebrügge den Ablauf. „Der Kunde bespricht in der Grand Hall vor Ort, was er sich vorstellt oder das Team dort macht aus seiner Erfahrung heraus direkt Vorschläge.“

Steht das Konzept, geht das Ganze im besten Fall sofort als Bestellung an Party Rent. Schließlich ist es ja so: Veranstalter brauchen nicht selten mehrere Hundert Sitzmöbel, dazu die passenden Tische und Buffets. Und die können nicht lange einfach nur reserviert werden, um sich dann vielleicht doch anders zu entscheiden. „Was weg ist, ist weg“, so der Ausstattungsspezialist. Natürlich gibt es immer Alternativen, aber dann ist es eben nicht mehr die erste Wahl. „Wir müssen über die Auswahl des Materials hinaus rechtzeitig planen“, sagt Tebrügge. „Es kommen logistische Komponenten hinzu, das Personal für den Aufbau und den Transport sollte ja auch verfügbar sein.“

Pappkartons als Teil des Spiels

Fünf bis sechs Monate seien als Vorlauf ideal. So sieht es auch der Geschäftsführer der Grand Hall, Gary Pott: „Alle Gewerke, die an einem Event beteiligt sind, sollten frühzeitig eingebunden werden. Auch Catering und Technik.“ Ein einziges Mal, so erzählt er, gab es gar keine Stühle bei einer Veranstaltung in der Grand Hall. Das allerdings war tatsächlich so gewollt. „Jeder saß auf einem Pappkarton, der auch zu anderen Stationen auf Zollverein mitgenommen werden musste – das war Teil eines Spiels und kam richtig gut bei den Gästen an.“

Mit der glanzvollen Abendveranstaltung in der Grand Hall wird der Germany Travel Mart (GTM), das bedeutendste Networking-Event der deutschen Reisebranche, offiziell durch Essens Oberbürgermeister Thomas Kufen eröffnet. Darauf folgt ein Live-Entertainment, auf das das Ruhrgebiet zurecht stolz ist: URBANATIX mit ihrer Streetart-Akrobatik, schwindelerregende Akrobatik des GOP-Varietés und ein Auszug aus der „Tanzhommage an Queen“ des Aalto-Musiktheaters.

„Gäste komplett überrascht“

Der Geschäftsführer der Essen Marketing GmbH, Richard Röhrhoff, ist begeistert: „Wir haben es geschafft, die Gäste komplett zu überraschen.“ Dazu trägt sicher der außergewöhnliche Mix aus Unterhaltung, Information, Show und natürlich gutem Essen bei. Aber vor allem auch das stimmungsvolle Ambiente in der Grand Hall, das zum Feiern und Netzwerken einlädt. „Wir haben es hier mit einer absoluten First-Class-Location zu tun“, so Röhrhoff. „Das Team der Grand Hall hat für uns alles auf den Punkt genau umgesetzt.“