KI verändert die Eventbranche – aber wo hilft sie wirklich?
Künstliche Intelligenz ist längst mehr als ein Trend. Immer mehr Eventverantwortliche nutzen sie bereits im Arbeitsalltag. Doch welche Aufgaben übernimmt sie heute tatsächlich? Wo liegen ihre Grenzen? Und worauf sollten Eventprofis jetzt achten?
Darüber haben wir mit Yvonne Romes-Schillack, Geschäftsführerin der Kölner Online-Marketing-Beratung planinja gesprochen. Als Expertin für digitale Sichtbarkeit, SEO, KI und Marketingstrategien begleitet sie Unternehmen dabei, die Möglichkeiten neuer Technologien sinnvoll zu nutzen und praxisnah in den Arbeitsalltag zu übertragen.
Kennengelernt haben wir Yvonne während eines ihrer Seminare in Frankfurt, bei dem sie uns sofort mit ihrem tiefen Wissen und ihrer sympathischen, authentischen Art begeistert hat. Ob digitale Sichtbarkeit bei ihr oder erfolgreiche Veranstaltungen bei uns – wir haben unterschiedliche Themen, aber denselben Anspruch. Wir wollen unsere Kunden mit praxistauglichen Lösungen entlasten, statt sie mit Trends und Buzzwords zu überfordern. Umso mehr freut es uns, dass Yvonne für unser Interview zugesagt hat und ihre Erfahrungen und Gedanken rund um den Einsatz von KI in der Eventbranche mit uns teilt.
Yvonne, niemand wüsste besser als du, dass KI mittlerweile in fast jedem Büro angekommen ist. Wo kann sie Eventplaner heute ganz konkret entlasten und wo stößt sie noch an Grenzen?
KI ist überall dort stark, wo Struktur und Fleißarbeit gefragt sind. Für Eventplaner lohnt sich der Einsatz der KI zum Beispiel bei Routineaufgaben wie Textgenerierung (Einladungstexte, Teilnehmendenkommunikation, Agenda-Entwürfe usw.), aber auch für die Recherche von Locations, Partnern, Angeboten und deren Zusammenfassung. Die Einordnung und Periodisierung kann auf der Grundlage dann ein Mensch machen.
Aber die Vorarbeit allein spart schnell mehrere Stunden pro Woche. An ihre Grenzen stößt KI bei allem, was Erfahrung und Verantwortung braucht. Sie war noch nie auf einer Begehung, sie kennt die Besonderheiten von Gästen nicht und sie haftet nicht für Fehler im Vertrag. Und sie klingt auch dann überzeugend, wenn sie falsch liegt. Deshalb mein Grundsatz: Routinen delegieren, Entscheidungen behalten und jede Zahl prüfen, bevor sie ins Kundendokument wandert.
Recherche-Aufgaben: da wird’s ja spannend. Welche digitalen Signale verraten denn schon vor einer Anfrage, ob ein Dienstleister wirklich zu einem Projekt passt?
Ich – und ja, auch die KI beim Crawlen der Seite – achten auf drei Dinge. Erstens: Konkretheit. Stehen auf der Website echte Zahlen zu Kapazitäten, Technik und Formaten, oder nur schöne Adjektive? Wer präzise informiert, arbeitet meist auch präzise. Zweitens: aktuelle Lebenszeichen. Referenzen und Bewertungen aus den letzten Monaten sagen mehr als jede Imagebroschüre. Drittens: Wie einfach macht mir ein Anbieter den Einstieg? Gerade in der ersten Recherchephase möchte ich schnell herausfinden, ob eine Location grundsätzlich passt – ohne lange E-Mails oder Telefonate. Euer digitaler Eventplaner macht es mir hier ganz einfach. Ich kann meine Veranstaltung in wenigen Minuten konfigurieren, erhalte sofort eine erste Einschätzung und weiß, ob die Grand Hall für meine Zwecke in Frage kommt. Das spart Zeit und zeigt, dass hier konsequent aus der Perspektive von Eventplanern gedacht wurde.
Welche Fähigkeit wird für Eventmanager in den nächsten Jahren wichtiger: KI bedienen zu können oder die richtigen Fragen zu stellen?
Ganz klar die richtigen Fragen. Die Bedienung ist keine Hürde mehr, ein Chatfenster kann jeder. Was den Unterschied macht, ist das Briefing. Wer der KI Anlass, Zielgruppe, Budget und gewünschte Tonalität mitgibt, bekommt brauchbare Ergebnisse. Wer nur „Such mir eine Location“ tippt, bekommt Durchschnitt. Die gute Nachricht für Eventmanager: Präzise briefen können die meisten längst, das machen Sie jeden Tag mit Dienstleistern und Agenturen. Sie müssen lernen, die KI zu behandeln wie einen neuen Kollegen am ersten Arbeitstag, der vieles kann, aber nichts über das Projekt und den Kontext weiß. Dazu kommt kritisches Denken. KI liefert Vorschläge, keine geprüften Fakten. Wer Ergebnisse hinterfragt und veredelt, statt sie ungeprüft zu übernehmen, beherrscht den wichtigsten Skill der nächsten Jahre schon heute.
Viele haben Sorge, dass KI Kreativität ersetzt – ist das so?
Ich erlebe das Gegenteil: KI macht Kreativität wertvoller. Der Grund ist simpel. KI ist auf Millionen von Texten trainiert und liefert deshalb zuverlässig den Durchschnitt davon. Wenn alle dieselben Tools nutzen, sehen plötzlich alle Save-the-Dates, Mottos und Konzepte gleich aus. Genau dann wird die eigenwillige Idee zum Unterscheidungsmerkmal. In der Eventbranche gilt das doppelt, denn Menschen kommen für Emotionen und Erlebnisse zusammen, und die entstehen nicht im Chatfenster. Mein Rat: KI die Fleißarbeit machen lassen und die gewonnene Zeit in operative Exzellenz stecken – zum Beispiel in besondere Überraschungen, innovative Konzepte, ganz spezielle Momente. Wer tiefer einsteigen will: Über genau solche Themen sprechen mein Partner Philipp und ich jede Woche in unserem Podcast „Marketing mal ehrlich“.
Liebe Yvonne, vielen Dank für das inspirierende Gespräch und den ehrlichen Blick hinter den KI-Hype. Wir freuen uns schon auf ein baldiges Wiedersehen bei einem deiner Seminare oder hier bei uns in der Grand Hall. Vielleicht kommst du mal zu einem unserer Kundentage?
Nehmen Sie gern Kontakt zu mir auf!
Lassen Sie uns Ihr Event zum Erlebnis machen.
Sie planen ein besonderes Event und haben noch Fragen? Dann schreiben Sie uns! Unser Expertenteam freut sich, Ihnen schnell weiterzuhelfen. Und dann sehen wir uns vielleicht schon bald in der wohl außergewöhnlichsten Location in Essen.
