Ihre Kunden sind Unternehmen, die zum einen das Besondere lieben (die Grand Hall auf dem UNESCO-Welterbe) und zum anderen den Komfort (alle veranstaltungsrelevanten Leistungen im Rahmen eines Full-Service-Modells).

Manchmal kommt es vor, dass Firmen und Konzerne, die einen Kongress, einen Workshop oder eine Feier planen, Eventagenturen beauftragen. Dann ist die Agentur auch der erste Ansprechpartner für das Team der Grand Hall. Daher gehört „die Kommunikation auf kurzem Wege“ zur zentralen Aufgabe der staatlich geprüften Betriebswirtin für Hotel- und Gaststättengewerbe. „Vieles läuft per E-Mail, aber oft ist es einfacher, mal eben zu telefonieren oder sich zu komplexeren Abstimmungen zusammenzusetzen.“ Mal eben? „Ja, das geht schneller und ist einiges persönlicher, vor allem natürlich, wenn man sich aus vorherigen Projekten schon kennt und die Aufgabenteilung klar ist.“

Feste Partner – vom Catering bis zur Technik

Genauso oft der Fall: Der Kunde möchte, dass die Organisation seines Events komplett über die Grand Hall abgewickelt wird. Dann spricht Mareike Kuntke die festen Partner aus Technik, Catering, Einrichtung und Ausstattung an: „Wir arbeiten seit dem Umbau der alten Industriehalle zur Grand Hall eng zusammen.“ Also: Wenn es Hand in Hand geht, trotz viel Arbeit eine Menge Spaß macht, dann muss es eine One Stop Eventlocation sein.

Die Gelassenheit hat Margareta Ferreira schon mitgebracht, nach einer Hotelfachausbildung schloss sie ein Lehramtsstudium ab. Um dann in die Gastronomiebranche zurückzukehren. Heute ist sie in der Grand Hall vor allem mit „planen, organisieren und zu allen Seiten kommunizieren“ beschäftigt. „Ich habe eng mit Kunden und Zulieferern zu tun, eine vielfältigere Aufgabe kann ich mir nicht vorstellen“. Regelmäßig setzt sie sich mit den Partnerunternehmen der Grand Hall zusammen – darunter Techniker, Bühnenbauer, Raumdesigner und Caterer.

Bei den Gewerke-Meetings sind alle dabei

Bei solchen „Gewerke-Meetings“ werden die Projekte besprochen und Ideen konkretisiert. „Es ist wichtig, dass Entscheider in Unternehmen auch bei uns vor Ort sind. Sie wollen und müssen ein Bild davon bekommen, wie wir arbeiten und was in der Grand Hall alles möglich ist.“ Häufig haben Kunden zwar eine vage Vorstellung zu ihrem Event, „aber mehr eben auch nicht.“ Das Verkaufsteam steht dann unterstützend zur Seite, präsentiert Set-ups, schlägt Moderatoren und Live Acts vor, erstellt Moodboards zu Möbeln und Dekoration und berichtet von seinen Erfahrungen.

In diesen Situationen ist die Eventmanagerin in ihrem Element, genau wie während der Veranstaltung selbst. Mit einem Unterschied: „Ist alles gut geplant, läuft ein Event von ganz alleine“, so Ferreira. Und wenn nicht? Sie überlegt kurz: „Dann hätten wir wohl etwas falsch gemacht.“ Erinnern kann sie sich an so einen Fall nicht. „Klar gibt es mal Fragen zwischendurch, aber wir finden zusammen schnell eine Lösung.“

Eine lange Tradition: Das Fachmagazin Lebensmittel Praxis (LPV) vergibt die Auszeichnung schon seit drei Jahrzehnten. Die letzten drei Jahre davon immer in der Grand Hall. „Wir fühlen uns hier sehr wohl“, erklärt Marc Linnig. Der Projektleiter des LPV mit Sitz in Neuwied, ist verantwortlich für die Organisation von Messen und Events. Er spart nicht mit Lob für die Location Grand Hall, ihr Team und die Zulieferer. „Es ist für uns, wie nach Hause zu kommen. Die Mädels und Jungs, die das hier in der Hand haben, sind einfach großartig.“

Hochspannung zum Ende des Tages

Rund 450 Gäste fieberten in der Grand Hall mit, während sich die Fachjury aus Handelsvertretern in das angrenzende historische Schalthaus zurückzog. Als zum Höhepunkt eines ganzen Eventtages abends die Sieger (außer Duisburg auch jeweils ein Rewe-Markt in München und Berlin sowie ein weiterer Edeka-Markt in Brannenburg) verkündet wurden, gab es kein Halten mehr. In ausgelassener Stimmung wurde gratuliert, gefeiert, umarmt und gegessen – kulinarische Highlights, zubereitet unter anderen von Sternekoch Sascha Stemberg.

Copyright Foto: Lebensmittel Praxis, Peter Eilers/IngoHilger

Die erste Wahl oder eine Alternative?

Dann fängt die Umsetzung häufig mit den Stühlen an, sagt Sascha Tebrügge von Party Rent. Die Auswahl des Eventausstatters mit Hauptsitz in Bocholt ist riesig, was aber nur hilft, wenn man schnell ist. Heißt, wer einen bestimmten Style möchte, sollte sich ‚seine‘ Möbel am besten sofort sichern. „Wir sind da seit Jahren das Partnerunternehmen für die Grand Hall“, erklärt Tebrügge den Ablauf. „Der Kunde bespricht in der Grand Hall vor Ort, was er sich vorstellt oder das Team dort macht aus seiner Erfahrung heraus direkt Vorschläge.“

Steht das Konzept, geht das Ganze im besten Fall sofort als Bestellung an Party Rent. Schließlich ist es ja so: Veranstalter brauchen nicht selten mehrere Hundert Sitzmöbel, dazu die passenden Tische und Buffets. Und die können nicht lange einfach nur reserviert werden, um sich dann vielleicht doch anders zu entscheiden. „Was weg ist, ist weg“, so der Ausstattungsspezialist. Natürlich gibt es immer Alternativen, aber dann ist es eben nicht mehr die erste Wahl. „Wir müssen über die Auswahl des Materials hinaus rechtzeitig planen“, sagt Tebrügge. „Es kommen logistische Komponenten hinzu, das Personal für den Aufbau und den Transport sollte ja auch verfügbar sein.“

Pappkartons als Teil des Spiels

Fünf bis sechs Monate seien als Vorlauf ideal. So sieht es auch der Geschäftsführer der Grand Hall, Gary Pott: „Alle Gewerke, die an einem Event beteiligt sind, sollten frühzeitig eingebunden werden. Auch Catering und Technik.“ Ein einziges Mal, so erzählt er, gab es gar keine Stühle bei einer Veranstaltung in der Grand Hall. Das allerdings war tatsächlich so gewollt. „Jeder saß auf einem Pappkarton, der auch zu anderen Stationen auf Zollverein mitgenommen werden musste – das war Teil eines Spiels und kam richtig gut bei den Gästen an.“

Mit der glanzvollen Abendveranstaltung in der Grand Hall wird der Germany Travel Mart (GTM), das bedeutendste Networking-Event der deutschen Reisebranche, offiziell durch Essens Oberbürgermeister Thomas Kufen eröffnet. Darauf folgt ein Live-Entertainment, auf das das Ruhrgebiet zurecht stolz ist: URBANATIX mit ihrer Streetart-Akrobatik, schwindelerregende Akrobatik des GOP-Varietés und ein Auszug aus der „Tanzhommage an Queen“ des Aalto-Musiktheaters.

„Gäste komplett überrascht“

Der Geschäftsführer der Essen Marketing GmbH, Richard Röhrhoff, ist begeistert: „Wir haben es geschafft, die Gäste komplett zu überraschen.“ Dazu trägt sicher der außergewöhnliche Mix aus Unterhaltung, Information, Show und natürlich gutem Essen bei. Aber vor allem auch das stimmungsvolle Ambiente in der Grand Hall, das zum Feiern und Netzwerken einlädt. „Wir haben es hier mit einer absoluten First-Class-Location zu tun“, so Röhrhoff. „Das Team der Grand Hall hat für uns alles auf den Punkt genau umgesetzt.“

„Große Ereignisse brauchen die passende Kulisse“, sagt auch Gary Pott, Geschäftsführer der Grand Hall ZOLLVEREIN. Das ist der Grund, warum er interessierte Unternehmensentscheider immer erst zu einem persönlichen Treffen in den Essener Norden bittet. „Manche Dinge muss man eben selbst gesehen haben.“

Die hohe Kunst einer erfolgreichen Veranstaltung: Einen inspirierenden Ort zu erleben.

Für ihn und sein Team sei es immer wieder toll zu erleben, wie begeistert und verblüfft Besucher von dem Moment an sind, in dem sie die Grand Hall betreten. Die Faszination, die von der 2017 umgebauten, historischen Kompressorenhalle ausgeht, hat schon einige große Firmennamen in ihren Bann gezogen. Darunter Unternehmensgruppen wie HAGEDORN und Valora, der Kundendienst-Verband Deutschland (KVD) oder vgbe energy, der Verlag der Frankfurter Allgemeinen Zeitung (F.A.Z.) oder der Lebensmittel Praxis Verlag (LPV). Und vielleicht weil der erste Eindruck ein bleibender ist, kommen viele Unternehmen wieder, wenn das nächste Event ansteht. Manche schon drei- oder viermal.

Foto Copyright: HAGEDORN Unternehmensgruppe

Dem Besucher bot sich ein überragendes Bild: Exklusive Küchenaufbauten, immer wieder gekonnt unterbrochen durch geschmackvolle Rückzugsmöglichkeiten wie Sofalandschaften, fügten sich charmant in die Industriekulisse der Halle ein. Gleichzeitig bezog der Verband Club und Foyer in der unteren Ebene ein. Partner der GfM, darunter Neff, Siemens und Miele zeigten, umrahmt von massiven Betonpfählen, das Neueste in Sachen Armaturen und technische Geräte.

„Einen besseren Ort für konnten wir gar nicht aussuchen“, äußert sich Ottenbacher begeistert. „Wir haben hier so viele Möglichkeiten auszustellen, Kontakte zu knüpfen und Vorträge zu halten.“ Zudem biete sich die Grand Hall mit ihrem großartigen Service geradezu an, im Anschluss an die Messetage eine Party inklusive großem Buffet zu feiern. Um dann später im Hotel Friends auf dem Gelände von Zollverein zu übernachten. „Wir haben noch nie zuvor zweimal hintereinander dieselbe Location für unsere Messe gebucht“, so Ottenbacher. Das ändert sich jetzt: Die Reservierung für die nächste GfM Trends ist längst festgemacht – natürlich und nicht schwer zu erraten: 2024 in der Grand Hall.

Unabhängig von der Jahreszeit überzeugt gerade der industrielle Charme, den Außenbereich einzubeziehen. So gehen drinnen Workshops, Tagungen oder Veranstaltungen über die Bühne – während draußen die firmeneigene Kirmes oder ein kleiner Wintermarkt auf die Gäste wartet.

Zudem wissen viele Unternehmen das allgemeine kulturelle Angebot Zollvereins zu schätzen. „Wer seine Kunden und Partner einlädt und mit einer Führung durchs Ruhrmuseum oder über die Halden startet, bietet einen echten Mehrwert“, weiß Gerald Pott, Geschäftsführer der Grand Hall. Gleichzeitig setze sein Team in Zusammenarbeit mit allen Partnern und Zulieferern die nachhaltige Strategie der One-Stop-Location um. „Damit das Event nicht nur rund wird, sondern auch so ressourcenschonend wie möglich.“